María Inés Morán

De nada vale vender y vender, tener millones de dólares en la calle, en cuentas pendientes, si no las cobras. Quiero que en tu mente retumbe la definición que ya te he compartido de bancarrota, que no es otra cosa que quedarte sin liquidez, sin efectivo y la consecuencia de ello, puede resultar en una verdadera catástrofe.

El éxito de tu negocio depende de la optimización de tus procesos de cobranza, de tu buena gestión en esta área, depende tu liquidez.

Concéntrate en estas cinco grandes verdades de la gestión de las cuentas por cobrar, para que incidan en las políticas de venta y cobro de tu negocio:

Verdad 1. Ninguna empresa que vende sus productos o servicios a plazos, recauda el 100% de las facturas pendientes. Es necesario tener en cuenta un cierto margen de deuda perdida cuando realizas proyecciones de flujo de efectivo.

Verdad 2. Antes de establecer una política de ventas o de cobro, debes conocer el alcance y en profundidad tu estado de flujo de efectivo y sus proyecciones, para que nunca quedes sin ese flujo. Hacerlo a ciegas, es someter tu negocio a riesgo de quiebra.

Verdad 3. Las políticas de cobranza no solo deben manejarlas tus agentes de cobro, también tus agentes de ventas.

Verdad 4. No te llenes de clientes impagados, entiende que esto es el equivalente a llenarte de deudas. Por el contrario, asegúrate de llenarte de clientes que paguen a tiempo sus facturas. Él cumple con sus pagos, y tú cumples con tu buen servicio. Con esto asegurarás una buena y responsable relación con el cliente.

Verdad 5.  Tan importante es vender, como cobrar. Nunca esperes a quedarte sin efectivo, para empezar a recordar a quienes deben.

Conocidas estas grandes cinco verdades, te invito a que nos enfoquemos ahora en cómo gestionar la cobranza de forma efectiva:

1.    Incluye las políticas de cobro en el speech de ventas. Las condiciones de pago por tu producto o servicio deben ser tratadas con el cliente desde un principio. Aunque no lo creas, debes tratarla en la propia conversación de la venta. Una vez que logres la venta, debes asegurarte de mantener un registro de la prestación del servicio y de la cuenta por cobrar para el pago. No se trata de cerrar ventas, se trata de cerrar ventas con garantía de cobro.

2.    Mantén al día el calendario de vencimiento de las facturas. Con disciplina y rigor, con profundo conocimiento y control del calendario de pago de tus clientes, establece un método de cobranza que se encargue de recordar, con una llamada, una factura impagada en el día inmediato al vencimiento.

Hay una realidad y un riesgo que debes entender, si una factura a 30 días no se ha cobrado a los 120 días, es muy probable que el cliente no pague. No permitas que las cuentas por cobrar se retrasen o acumulen. Cuando tus clientes te deben dinero, asume que tú eres el banco. Llámale y cóbrale.

3.    Recuerda que tan claro deben estar tus clientes, como tu equipo de ventas sobre las condiciones de pago. Tu equipo de ventas debe estar al tanto de la importancia de las condiciones de pago en el flujo de efectivo de tu negocio.

4.    Mantén actualizada la base de datos de tus clientes. Centraliza la data de información de tus clientes, solo así podrás gestionar de forma correcta tus cuentas por cobrar. Cuando tienes datos errados, puedes incurrir en envíos de facturas equivocadas, lo que incide en retrasos y hasta en impagos.

5.    Agiliza la facturación. Los errores al capturar precios, en los nombres y en los conceptos pueden generar un alto costo a tu negocio y molestias en los clientes. De allí que resulta vital que te asegures en contar con un sistema eficaz de facturación y un personal capacitado para efectuar este rol. Apóyate en la tecnología y mantén actualizado a tu equipo de trabajo en esta área.

6.    Mantén actualizado el registro de los pagos. Hazte también el propósito de perfeccionar, no solo los procesos de cobranzas, de facturación, sino además del registro de los pagos, para que apenas recibido un pago este se asigne de forma correcta al cliente y a la factura correspondiente. Así estarás al corriente de las facturas pagadas y vencidas, y velarás por una buena relación con el cliente. Nada más molesto para un cliente que recibir una solicitud de pago que ya ha cumplido a tiempo.

Todas estas acciones te ayudarán en la ardua tarea de cobrar. Créeme es menos doloroso cobrar, que enfrentarte al riesgo de quedarte sin liquidez, por no hacerlo, y hacerlo a tiempo.

Si estás pensando en este momento en redefinir tu política de cobranzas y aun no sabes cómo dar el primer paso, apóyate en un ActionCOACH, esa es la verdadera clave para el éxito de tu negocio.

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